印章管理
一、公司公章使用说明书
××公司公章使用说明书
一、公司公章
公章包括公司公章、公司所属分支机构公章。
二、职责划分
（一）总经理对公司公章管理负总责。
（二）行政部负责公司公章的管理及用章监督。
三、使用范围
（一）发送正式公文、电函、传真件等。
（二）报送或下达各类业务计划、业务报表、财务报表等。
（三）签订重要合同、协议等文书。
（四）颁发各类荣誉证书或奖状等。
（五）总经理批准加盖公司公章的各类文件。
四、公章的盖用
（一）使用公司公章必须填写“印章使用情况登记表”，经主管核准后，同经审核的文件、文稿等交监印人员用印。
（二）监印人员除在文件、文稿上用印外，还应于“印章使用情况登记表”上加盖使用的公章，并存档。
五、公章的借用
原则上，公司公章应在企业内使用，如确需将公章借出使用时，须按以下程序操作。
（一）公章使用部门详细填写“外出使用印章情况登记表”，先后报经办部门分管领导及公章管理部门领导批准。
（二）公司公章必须由行政部印章保管员携带，与公章使用部门人员共同外出办理盖章手续。
（三）公章归还后，携带公章外出人员应在“外出使用印章情况登记表”上登记，同时由印章使用部门将本次公章使用情况填写在“印章使用情况登记表”内，并标注使用登记的序号备查，以保证使用登记的完整性。
（四）“印章使用情况登记表”和“外出使用印章情况登记表”作为公司档案永久保存，每年交行政部档案室存档。
二、公司财务章使用说明书
文书名称：××公司财务章使用说明书
一、公司财务章
公司财务章为正方形22MM的尺寸，上刊执照上的名称，下加财务专用章。材料为牛角。可盖支票及发票（等同于发票专用章）。
二、职责划分
（一）总经理
1．总经理审批财务章使用申请表。
2．总经理对财务章的使用进行监督。
（二）财务负责人
1．财务负责人审核财务章使用申请表，并提交总经理审批。
2．财务负责人负责保管并掌握使用。财务章不能交给公司出纳员自行保管和使用。
（三）财务人员
1．财务人员接收财务章使用申请表，并提交财务负责人审核。
2．根据总经理审批意见，财务人员进行登记，通知用章人员领用财务章。
3．财务人员接收使用后的财务章，并登记存档。
（四）用章人员
1．用章人员填写财务章使用申请表，并提交财务人员。
2．用章人员领取、使用财务章，并形成使用文件。
三、使用要求
（一）财务章用于支票及发票或开具收据等财务需要时使用，一般在银行开立账户时需要备案留底。
（二）除上述正常的财务需要用财务章外，其他事项必须经过财务负责人报请公司总经理批准后方可使用并严格登记手续。凡私用财务章者一经发现给予严厉惩处，如给公司造成损失，一切责任损失全部由财务负责人承担。
（三）任何人不得以任何借口在空白书面上加盖财务章。
四、使用流程
公司财务章的使用程序如下图所示。
印章管理
三、公司合同章使用说明书
文书名称：××公司合同章使用说明书
一、合同章使用范围
公司合同章用于公司所有合同的签订。
二、职责划分
（一）合同章由印章保管人负责保管。
（二）公司总经理负责审核营销部的合同盖章。
三、使用要求
（一）合同章由综合部或营销部专人保管，任何部门、人员不得私自借用、代用合同章，违反规定造成的后果，由印章保管人负责。
（二）凡在授权范围内洽谈的合同，报公司总经理审核后到印章保管人员处盖章，并严格按照登记手续进行登记备案。
（三）未经总经理批准，没有经办人签字或者在手写的合同及空白合同上一律不得加盖合同章，否则由当事人承担一切经济损失，并追究其刑事责任。
（四）凡私盖合同章或利用合同章营私舞弊者，一经发现给予严厉惩处。
四、使用流程
公司合同章的使用程序如下图所示。
四、公司印章使用申请书
文书方案
五、公司印章管理方案
方案名称：××公司印章管理方案
一、目标
印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具，印章的规范管理关系到公司正常的经营管理活动的顺利开展和公司利益的有效维护。
印章管理的具体目标包括以下三点。
（一）增强印章管理的严肃性。
（二）杜绝违规用章行为。
（三）科学、规范使用印章，增强公司规范化运作水平。
二、管理职责的划分
印章管理职责分工如下表所示。
三、印章的刻制
（一）印章刻制的程序
印章刻制的程序如下图所示。
（二）印章刻制应注意的问题
1．公司印章是公司经营活动的主要凭证，任何人禁止私刻公司印章，否则将追究其法律责任并承担由此造成的经济损失。
2．需要刻制印章时，由公司行政部出具申请并附上需刻制的印章图案报总经理审批。
3．经审批同意后，由行政部负责准备需要提交公安机关的申请材料，包括公司《营业执照》复印件、企业代码证复印件、公司法人身份证复印件、公司开具的证明材料、需刻制印章草案的复印件两份。
4．行政部负责人员应到公安机关指定的刻印机构进行刻印，并携带公安机关签署的《刻制印章通知单》与《刻印委托书》等材料。
5．刻印机构印章刻制完毕后，行政部负责人员应认真检查其是否满足公司对印章的要求。
6．刻好的印章需要在刻印机构留下印模。
7．行政部刻印负责人员需对新刻印章进行登记，并留下印模，然后依照公司章程交给相应的负责人保管并做好记录。
四、印章的使用
（一）印章使用的审核
1．公司员工需要使用印章时需要填写印章使用申请表（如下表所示），将其与所需用印的文件一同上交行政部进行审核。
2．一般的印章使用由行政部经理负责审核，如部门章，重要印章使用由总经理进行审核，如企业章、企业法人章等。
3．涉及到法律方面的文件使用印章，必须经由法律顾问审核签字。
4．印章保管人在用印前应仔细审核需要用印的文件，确定使用印章的正确性。
（二）印章使用注意事项
1．用章申请批准后，行政部负责人员应将用章情况进行登记并通知申请人员用章。
2．用章人员需在印章保管人的监督下使用印章，禁止其单独使用印章。
3．印章使用完后，用章凭据由印章保管人负责保存，并定期交行政部存档。
4．公司财务部使用财务的各种印章时，可不必遵守本制度中的规定。
5．公司总经理有权使用公司的一切印章。
6．公司的印章原则上不允许带出公司使用，确因情况特殊的，必须得到行政部经理及总经理的审批，且至少有两个人共同使用方可。
7．违反本方案造成公司损失的，公司将对其进行惩处，造成严重后果的移交司法机关处置。
五、变更、遗失及注销
（一）印章的变更
各部门需要变更印章时，须在印章注销后申请新印章。
（二）印章的遗失
1．印章遗失或保管失当导致印章非正常使用，按公司工作事务处罚规定追究当事人的责任。
2．印章遗失，责任人要及时提出补制申请。
（三）印章的注销
1．印章注销，保管责任人应将印章上交行政部，并在“印章注销申请表”中登记备查。
2．在公安部门备案的印章注销后，由行政部登记并交人力资源部按国家相关规定办理注销手续。
六、印章销毁管理方案
方案名称：××公司印章销毁管理方案
一、实施背景
由于公司组织架构调整、业务方向调整、印章失效或磨损等原因，导致印章暂时或永久无效，印章颁发机关应及时收回印章，并封存或销毁。
二、印章销毁的申请
（一）印章注销，应由保管责任人将印章上交行政部，并在“印章注销申请表”中登记备查。印章注销申请表如下表所示。
（二）对于由于使用时间长、磨损严重需销毁并需重新进行刻制的印章，应由原使用部门填写印章封存、报废单或印章销毁申请表（如下表所示），经总经理批准后执行。
三、印章销毁的实施
（一）由秘书室、保卫部门、档案室共同负责销毁。
（二）销毁后，依印章刻制的要求进行重新刻制，并报总经理办公室备案。
四、印章销毁注意事项
（一）在公安部门备案的印章注销后，由行政部登记并交人力资源部按国家相关规定办理注销手续。
（二）子公司要服从总公司的用章检查，并按时上报分公司的用章记录。总公司也可不定期抽查子公司的印章使用情况。